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領収書がなくても経費精算できる!対処法を解説【領収書の再発行は可能?】

【ビジネス】
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確定申告時期も近づき、先日、弥生会計ソフトに経費入力をしていたところ、領収証を紛失している支払いがあることが発覚しまして(^^ゞ 慌てて「領収証紛失」「経費」といったキーワードで検索しました。
その経験を踏まえ、今回は領収書がなくても経費として計上できる方法についてまとめました(^^♪

経費を計上する際、多くの方が領収書が必要と思っているかもしれませんが、実は領収書がなくても経費として認められるケースがあります。

本記事では、領収書がなくても経費を計上する方法について詳しく解説しています。

ぜひ、この記事を参考にして、経費計上のテクニックをマスターしてください。




確定申告で領収書の提出は不要です

領収書とは、商品やサービスの売買取引があった際に、その代金を受領したことを証明する書類です。

確定申告で経費計上をする際領収書の提出義務はありませんが、適切な保存や保管が義務付けられています。
また、領収書の保存期間も、法律で定められています。

領収書の保存期間

個人事業主における領収書の保存期間は、青色申告と白色申告で次のようになります。

青色申告:7年

白色申告:5年

確定申告で領収書と認められるための6つの記載項目

確定申告で経費計上をするための領収書は、以下の6項目の記載がないと証拠書類として認められません。

領収書に必要な記載事項

  1. 取引年月日(支払い年月日)
  2. 支払い金額
  3. 支出目的・用途
  4. 領収書の発行元
  5. 宛名
  6. 収入印紙の有無(電子領収書では不要)

宛名以外の記載が漏れていた場合、領収書として機能せず経費計上ができません。
領収書を受け取る際には、記載漏れがないか確認を怠らないようにしましょう。

領収書がなくても経費精算できる!対処法を解説

対処法① 代わりの明細を証憑にする

【証憑として有効な明細

  • クレジットカードの利用明細
  • 電子マネーの支払い履歴
  • 公共交通機関のICカードの利用履歴
  • ETC利用料金の明細
  • ATMの振込明細
  • 慶弔関係は招待状や案内状
  • 請求書、納品書、メールなど

これらの明細には、支払い先や日付、金額、支払内容の4点が記載されているため、領収書の代わりに経費として認められる可能性があります。

代わりの明細を証憑として使用する際の注意点

  • 代わりの明細を証憑として使用する場合、税務調査などの際に、
    領収書と代わりの明細の内容が一致していることを、説明できるようにしておきましょう

  • クレジットカード会社などの請求明細書を証憑にする場合は、
    発行元が取引先ではないため、領収書と同等には扱えません。
    領収書か利用明細を保存しておくことを基本ルールとして、
    請求明細書はどうしてもほかの書類が用意できない場合の手段としましょう。

  • 銀行振込の場合の、ATMの振込明細を証憑にする場合、
    請求書と一緒に証憑として、何のための振り込みかがわかるようにしましょう。
    請求書がない場合、空きスペースや伝票の摘要欄に支払いの目的・商品名などをメモしましょう。

  • 電子取引データは消さずに保存しつつ、税務調査などの際に、
    電子取引データや電子取引データをプリントアウトした書面を渡せるようにしておきましょう。

したがって、領収書を紛失したり、誤って破損したりした場合でも、
代わりの明細を証憑として使用することで、経費として認められる可能性があります。

ちなみに、領収証を自分で記入するのは絶対にやめましょう。
発行者以外の誰かが勝手に記入したり、書き換えたりすると「文書偽造」という刑法違反の罪になります。

金額を多めに記入した(水増しした)場合は、私文書偽造等罪(刑法159条)に問われ、
3月以上5年以下の懲役に処される可能性があります。

領収書は法律上の証拠書類です。領収証を自分で記入するのは絶対にやめましょう。

対処法② 出金伝票を起票する

領収書の紛失や公共交通機関の運賃、自動販売機での慰労やお礼などの支出において、
領収書や明細が入手できない場合の対処法として、出金伝票を起票することが経費計上の手段となります。

ただし、出金伝票は領収書に比べて信憑性が低いため、
税務調査などで指摘される可能性があることを覚えておきましょう。

領収書の代わりとなる明細がなければ、以下4点を記載した出金伝票を起票することで経費にできます

  • 日付
  • 支払い先の社名
  • 金額
  • 支払の目的や内容

出金伝票は、事務用品を売っているお店などで100枚綴りなどが販売されていますし、
会計ソフトやExcelなどの表計算ソフトで作成することができます。

【事務用品店にある出金伝票の例】

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感想(1件)

【会計ソフトの例】





【表計算ソフトの例】

インターネット上には無料で利用できるたくさんのテンプレートがありますので、それらを活用することをおすすめします。

特に『ビズ研』さんのウェブサイトでは、多種多様なテンプレートが提供されていますので、一度ご覧になることをお勧めします(^^)

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領収書をなくしたり、誤って破損させてしまった場合でも、
出金伝票を使って経費として認めてもらえることがあります。

ただし、「金額だけが書いてある」「何に使ったのかがわからない」といった場合、信憑性が低くなるかもしれません。きちんと必要な情報をメモしておいて、税務署が調査する際にスムーズに理解できるように心がけましょう。

領収証の再発行は可能?

結論:領収証の再発行は、一般的には可能だが、断られる場合もある

民法486条によれば、取引先から支払いを受けた場合には、領収書の発行が義務付けられています。

一方、領収書の再発行については、民法486条には規定されていません。
そのため、再発行の義務や、再発行に応じるかどうかは、個別の契約や慣行によって定められることになります。

領収書は、経費の計上や税務申告に必要な書類です。
領収書を紛失したり、誤って破損したりすると、経費の計上や税務申告に支障をきたす可能性があります。

領収書は、大切に保管するようにしましょう(^^♪

領収書がなくても、対処法がある!

  • 領収証が無くても経費精算は可能

  • 領収証がない時の対処法
    対処法① 代わりの明細を証憑にする
    対処法② 出金伝票を起票する

  • 領収証の再発行は一般的に可能

領収書がなくても経費計上できる方法を理解することで、
経費の漏れや無駄をなくし、節税につなげることができます。

やむを得ず支出を証明する書類がないというケースを除いて、経費計上しようという場合には、
領収書や請求書、支払通知書といった客観的な書類を常に保存しておくということを心がけておきましょう。

だけれども、やっぱり領収書は、大切に保管するようにしましょう(^^♪




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